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30.

Deutscher Notartag
2021 | Hamburg

Datenschutzerklärung Teilnehmer des 30. Deutschen Notartags in Hamburg

Die Bundesnotarkammer (nachfolgend „BNotK“ oder „wir“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, also die Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, sehr ernst.

Diese Datenschutzerklärung soll dazu dienen, Sie über die Art, den Umfang, den Ort und die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des von uns veranstalteten 30. Deutschen Notartages vom 27. bis 28. Mai 2021 in Hamburg zu informieren

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist die BNotK. Sie können uns wie folgt erreichen:

Bundesnotarkammer K.d.Ö.R.
Mohrenstraße 34
10117 Berlin
Telefon +49 (0)30 – 38 38 66 0
Telefax +49 (0)30 – 38 38 66 66
E-Mail bnotk@bnotk.de

2. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragte der BNotK können Sie wie folgt erreichen:

Datenschutzbeauftragte
c/o Bundesnotarkammer
Mohrenstraße 34
10117 Berlin
Telefon +49 (0)30 – 38 38 66 0
Telefax +49 (0)30 – 38 38 66 66
E- Mail datenschutz@bnotk.de

3. Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns streng an die gesetzlichen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (nachfolgend „DS-GVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG“).

Im Rahmen der Veranstaltung des 30. Notartages werden Ihre personenbezogenen Daten nur insoweit verarbeitet, wie dies gesetzlich erlaubt ist. Dies gilt auch für die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten.

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

a) Teilnahmedaten: ggf. Titel, Vorname und Name, E-Mail-Adresse, Dienstbezeichnung/Beruf, Institution/Unternehmen/Kanzlei (freiwillig), ggf. Stornierung der Teilnahme

Diese Daten benötigen wir für Ihre Anmeldung beim Deutschen Notartag und zur Zusendung Ihrer Teilnahmebestätigung. Ihre Dienstbezeichnung benötigen wir zur Ermittlung der Höhe des Teilnehmerentgelts. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.

b) Teilnehmerliste: Titel, Vorname und Name, Dienstbezeichnung/Beruf, Institution/Unternehmen/Kanzlei (freiwillig)

Wenn Sie einwilligen, nehmen wir Sie gern in unsere Teilnehmerliste auf. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO Ihre Einwilligung ist selbstverständlich freiwillig. Die Teilnehmerliste wird gedruckt und in der Tagungstasche verteilt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

c) Rechnungsdaten: Dienstanschrift (Straße, Hausnummer, PLZ/Ort), Kontodaten (IBAN, BIC), Verwendungszweck, Betrag

Die Rechnungsadresse benötigen wir zur Zusendung der Rechnung sowie Ihres Teilnehmertickets; Ihre Kontodaten erhalten wir bei Zahlung. Zur besseren Zuordnung der Rechnung erstellen wir eine Teilnehmernummer, die wir Ihnen mit der Anmeldung mitteilen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO i.V.m. § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO.

d) Fach- und Begleitprogramm: Angaben zur Teilnahme, Tour- und zu Essenswünschen

Sie haben die Möglichkeit, an einem umfangreichen Fach- und Begleitprogramm teilzunehmen. Wenn Sie sich für die eine oder andere Option entscheiden, verarbeiten wir Ihre jeweiligen Angaben hierzu, wie die Teilnahme selbst, welche Tour Sie wünschen oder welches Essen Sie bevorzugen oder ob wir bei der Zubereitung des Essen z.B. Allergien berücksichtigen müssen, falls Sie das angeben möchten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.

e) Angaben der Begleitperson: Anrede, Vorname und Name

Sofern Sie eine Begleitperson mitbringen möchten, benötigen wir für die Ausstellung eines Tagungsausweises und ggf. die Einlasskontrolle den Namen Ihrer Begleitperson. Sie haben die Einwilligung Ihrer Begleitperson eingeholt. Bitte informieren Sie sie auch über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO. Auch Ihre Begleitperson kann sich jederzeit an uns mit Fragen zu Ihren Rechten wenden. Insbesondere kann sie der Datenverarbeitung jederzeit widersprechen. Wir werden die Daten dann unverzüglich löschen. Jedoch könnte ggf. dann kein Einlass zu bestimmten Teilen der Veranstaltung gewährt werden.

f) Fotos: Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass auf dem 30. Deutschen Notartag eine Fotografin anwesend sein wird, die in unserem Auftrag Fotos erstellt, die im Rahmen der Berichterstattung über die Veranstaltung in Print- und Online-Medien von Tages- und Fachzeitungen veröffentlicht werden können. Rechtsgrundlage ist § 23 Abs. 1 Nr. 2 KUG bzw. Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO und ggf. bei einer Veröffentlichung eine Einwilligung. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Berichterstattung über den 30. Notartag. Die Fotos werden bis zur nächsten Veranstaltung gespeichert.

g) Videoaufnahmen: Wir weisen darauf hin, dass die Veranstaltung sowohl vor Ort als auch via Livestream stattfindet. Die Daten werden nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 e) DS-GVO, § 78 Abs. 1 Nr. 1 BNotO. Die Veranstaltung findet via Zoom statt, gestellt durch den Technikdienstleister Höper Eventtechnik GmbH (Tagung) sowie Nordlite Location Services GmbH (Begrüßungsabend).

4. Speicherdauer

Alle Daten werden ab der Beendigung des Notartages, zur Abwicklung und Nachbereitung des 30. Notartags, gespeichert und spätestens bis zum 1. September 2021 gelöscht. Ausgenommen sind die Daten auf der Rechnung, die aufgrund der gesetzlichen Fristen gemäß § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO aufzubewahren sind.

5. Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an Dritte weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erfolgt ausschließlich in Deutschland. Eine Übermittlung aller personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt:

  • der Dienstleister, der mit der Veranstaltungsplanung beauftragt wurde, und zwar die BESL Eventagentur GmbH & Co.KG, Berlin,
  • der Dienstleister, der für den Standort, die Wartung und den Support sowie die Installation und Pflege der Abrechnungssoftware zuständig ist, und zwar die Großbecker & Nordt Bürotechnik- und Handels GmbH, Dieselstr. 5, 50859 Köln-Lövenich,
  • die Höper Eventtechnik GmbH, Hammerbrookstraße 7, 20097 Hamburg, die für die Umsetzung der Videokonferenz über Zoom während der Tagung zuständig ist,
  • sowie die Nordlite Location Services GmbH, Lederstraße 15B, 22525 Hamburg, die für die Umstetzung der Videokonferenz über Zoom während des Begrüßungsabends zuständig ist.

Alle unsere Auftragsverarbeiter wurden gem. Art. 28 DSGVO durch vertragliche Regelungen dazu verpflichtet, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Gemäß der aktuellen HmbSARS-CoV-2 EindämmungsVO ist die Durchführung der Veranstaltung nur gestattet, soweit wir zum Zweck der Nachverfolgung von Infektionsketten Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mailadresse) unter Angabe des Datums erfassen und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorlegen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO i.V.m. HmbSARS-CoV-2-EindämmungsVO und § 28a Abs. 1 Nr. 17 InfSchG. Ihre Daten werden vertraulich behandelt und zum Zweck der Nachverfolgung von Infektionsketten des SARS-CoV-2 verwendet.

6. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die BNotK bestehen folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
  • Löschung (Art. 17 DS-GVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO)
  • Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Ihren Rechten oder zu deren Ausübung an notartag@bnotk.de.

7. Beschwerderecht

Außerdem steht Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Beschwerderecht bei der für uns in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 131
53117 Bonn